Tổng đài điện thoại ảo là gì?


Bài viết hôm nay sẽ hướng dẫn một cách chi tiết cách thiết lập một tổng đài điện thoại ảo.Đây là một cách nhanh chóng để giúp người sử dụng lần đầu tiên để bắt đầu lắp đặt tổng đài ảo.

Sau đây là những gì mong muốn đối với một tổng đài điện thoại ảo:

Trong Giờ mở cửa (Mon-Fri 9:00-17:00)

Tổng đài điện thoại  trả lời những cuộc gọi và đóng trình đơn "chào đón, báo chí '1 'cho doanh số bán hàng, báo chí '2' để hỗ trợ, báo chí '3 'để có được địa chỉ bưu điện của chúng tôi" 
- Nhận được một thông báo qua email cho chúng tôi một cuộc gọi đến (chúng tôi sẽ giữ này như là một nhật ký cuộc gọi). 
- Nếu khách hàng nhấn '1 'họ được chuyển hướng đến' bán hàng 'trên điện thoại cố định 021-123.456 
- Nếu khách hàng nhấn '2 'họ được chuyển hướng đến một số điện thoại di động 077-123.456 
- Nếu một trong hai các con số đang bận rộn / không có sẵn, chúng tôi sẽ thu thập một hộp thư thoại 
- Nếu khách hàng ấn phím '3 'chúng tôi cho họ một bản thu âm với địa chỉ của chúng tôi.

Trong giờ đóng  cửa
Tổng đài điện thoại trả lời những cuộc gọi và đưa ra một thông báo "xin lỗi, chúng tôi đang đóng cửa, giờ mở cửa của chúng tôi được ... xin vui lòng để lại tin nhắn và chúng tôi sẽ gọi lại". 
- Thu thập một hộp thư thoại.

Step-by-step
(1) Xác định giờ mở cửa của Tổng đài điện thoại
Chọn tab 'giờ mở cửa', nhấp vào những ngày bạn đang mở và nhập lần.

 

Xác định giờ mở cửa kinh doanh

(2) Tải các bản ghi âm vào Tổng đài điện thoại

Bạn sẽ cần phải thực hiện một số bản ghi âm để tải lên. Điều này có thể được thực hiện trên bất kỳ máy tính với một micro. Bạn có thể sử dụng "ghi âm" ứng dụng trong đó có trên cửa sổ (bắt đầu> Programs> Accessories> giải trí> ghi âm thanh). Định dạng ưa thích là một. WAV tập tin 8kHz MONO (đây là định dạng gốc và sẽ không được tái lấy mẫu).

Mẹo: Nếu bạn không có một micro, bạn có thể gọi điện thoại vào tổng đài điện thoại của bạn và thu thập một hộp thư thoại, điều này sẽ được gửi đến bạn trong các định dạng chính xác.

Lưu ý: Chúng tôi cũng có thể cung cấp bản ghi âm chuyên nghiệp với giá rất hợp lý.

 

Tải lên các bản ghi âm bạn cần


(3) Cấu hình trình đơn mở Tổng đài điện thoại

Chúng ta hãy tóm tắt lại các yêu cầu như trên đã nêu những điều mong muốn với Tổng đài điện thoại ảo

Nhấp vào tab 'Open'. Các thiết lập mặc định sẽ giống như thế này.

 

Mặc định 'Open Menu' cho Tổng đài điện thoại ảo

Bây giờ thêm các chữ số đó sẽ được ép '1 ', '2' và '3 'bằng cách nhấp vào' phần chữ số không được sử dụng.

Menu sẽ giống như thế này ..

 

Các menu mở 'với 3 tùy chọn thêm.

Bây giờ chúng tôi sẽ kích hoạt notifcations cho mỗi cuộc gọi.

 

Kích hoạt các thông báo email

Sau đó chọn ghi âm chính xác cho các tin nhắn để được chơi "chào đón, báo chí '1 'cho doanh số bán hàng, báo chí '2' để hỗ trợ, báo chí '3 'để có được địa chỉ bưu điện của chúng tôi". Hãy chắc chắn để chọn bao nhiêu lần thông báo sẽ được chơi, khi tin nhắn được diễn ra (và không có trọng điểm đã được ép) nó nhảy vào phần 'không có phím bấm.

 

Chọn lời chào bạn muốn chơi trong khi mở Tổng đài điện thoại ảo

Các cấu hình Tổng đài điện thoại ảo ba lựa chọn đó sẽ được lựa chọn bởi người gọi. Nếu bạn không muốn chơi một thông điệp tới người gọi sau khi nhấn chữ số (như "chúng ta đang chuyển tiếp bạn đến bộ phận chính xác") sau đó chọn 'tạm dừng im lặng' (đây là micro mặc định của sự im lặng) trước khi chuyển tiếp.

Tùy chọn '1 'và '2' sẽ được gửi đến một số điện thoại, lựa chọn 2 "sẽ đóng một thông báo trước khi ghi (tải lên trên trang 'ghi').Đừng quên để thiết lập một hành động cho các cuộc gọi mà làm cho không có lựa chọn sau khi gọi menu, phần 'không nhấn phím' đạt được nếu người gọi không có gì ấn một lắng nghe các lời chào số bộ lần.

 

Cấu hình tùy chọn '1 ', '2' và '3 '- đừng quên' không nhấn phím '

Nhấp vào 'áp dụng thay đổi' để cam kết các bản cập nhật.

 

Áp dụng thay đổi cam kết cập nhật Tổng đài điện thoại ảo

Sau đó thiết lập bỏ qua / bận rộn hành động / không có sẵn trong mọi trường hợp của forwardings thất bại. Thông thường bạn sẽ chơi một thông báo không có sẵn và thu thập một hộp thư thoại.

Lưu ý: phần này sẽ chỉ xuất hiện nếu bạn có một chuyển tiếp hoạt động trên thực đơn của bạn.

 

Thiết lập các hành động để bỏ qua / cuộc gọi bận rộn.

'Apply Changes' một lần nữa.

 

Áp dụng thay đổi cam kết cập nhật Tổng đài điện thoại ảo

Bây giờ chúng tôi có thể gọi điện thoại vào tổng đài của chúng tôi để kiểm tra sự thay đổi. Nếu nó không phải trong giờ mở cửa, chúng tôi có thể lực lượng này từ 'Giờ mở cửa' trang bằng cách chọn 'luôn luôn mở.

Đây là cách nhìn đơn cuối cùng (đó là dễ dàng phải không?)

 

Là làm thế nào hình các cấu hình 'mở menu' Tổng đài điện thoại ảo

(4) Cấu hình "Menu Đóng cửa ' Tổng đài điện thoại ảo

Để xem xét, trên menu kín chúng tôi muốn

- Trả lời những cuộc gọi và chơi một thông báo "xin lỗi, chúng tôi đang đóng cửa, giờ mở cửa của chúng tôi được ... xin vui lòng để lại tin nhắn và chúng tôi sẽ gọi lại". 
- Thu thập một hộp thư thoại.

Điều này cần được thẳng về phía trước một khi bạn đã cấu hình của trình đơn mở ', hãy nhìn vào hình dưới đây.

Lưu ý: Đừng quên nhấp vào 'áp dụng thay đổi.

 

Các cấu hình của trình đơn đóng cửa '

Như vậy chúng ta đã cấu hình đầy đủ cho một tổng đài điện thoại ảo.