Tổng đài điện thoại trong doanh nhiệp


Hệ thống điện thoại kinh doanh: Hướng dẫn người mua

Hệ thống tổng đài điện thoại của một doanh nghiệp cũng giống như hệ thần kinh của cơ thể con người. Nó nhận được thông tin từ thế giới bên ngoài và truyền đến các bộ phận quan trọng. Nó cũng cho phép các phần khác nhau của tổ chức để truyền tải thông tin qua lại. Cũng như các hoạt động đúng đắn và hiệu quả của hệ thần kinh là rất quan trọng cho cơ thể như vậy là hệ thống tổng đài điện thoại cho doanh nghiệp. Thiết bị viễn thông đã lỗi thời hoặc hoạt động kém có thể làm cho sự tương tác với khách hàng và nhà cung cấp cứng nhắc và không hiệu quả. Nó cũng có thể cản trở thông tin liên lạc nội bộ, làm giảm hiệu quả của bạn và khả năng của bạn để phản ứng với thay đổi.

Lựa chọn hệ thống kinh doanh tổng đài điện thoại ngay do đó là một vấn đề mà đáng được xem xét cẩn thận. Hướng dẫn mua hàng này nhằm mục đích trang bị cho bạn tất cả các thông tin mà bạn sẽ cần phải chọn hệ thống và các nhà cung cấp mà sẽ giữ cho cảnh báo doanh nghiệp của bạn, hài hòa với môi trường của bạn và sẵn sàng phản ứng với bất cứ điều gì tương lai mang lại.

 

tổng đài điện thoại LG 

Hướng dẫn 'Người mua hàng này đã được viết trong hợp tác với hệ thống tổng đài điện thoại doanh nghiệp chuyên gia hội tụ truyền thông . Trong vài năm qua tụ đã thành lập chính nó như là một trong những nhà cung cấp hàng đầu của Vương quốc Anh của phần cứng điện thoại và hỗ trợ liên tục. Công ty có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực viễn thông cả hai thực hiện và hỗ trợ các ứng dụng điện thoại.

 

Hệ thống tổng đài điện thoại doanh nghiệp: Khái niệm cơ bản

Rất đơn giản, một hệ thống kinh doanh điện thoại bao gồm hai hoặc nhiều thiết bị cầm tay điện thoại kết nối với nhau theo một cách mà các cuộc gọi có thể được thực hiện và nhận từ bên ngoài điện thoại và các cuộc gọi có thể được thực hiện và chuyển giao giữa điện thoại nội bộ.

Hệ thống kinh doanh điện thoại cũng có thể đi kèm với một loạt các khác mà chúng tôi sẽ nhận được sớm thôi. Đầu tiên nó có thể là hữu ích để biết rằng các hệ thống điện thoại hiện đại thường rơi vào một trong hai loại: tổng đài và VoIP.Như tất cả các hệ thống mới là kỹ thuật số, sự phân biệt giữa hai loại hệ thống được thu hẹp tất cả các thời gian, nhưng chúng tôi sẽ xem xét từng một cách riêng biệt nào:

Hệ thống tổng đài điện thoại kinh doanh

Là hậu duệ trực tiếp của tổng đài theo phong cách cũ. Một Private Branch Exchange về cơ bản là một hộp mà kết nối lại với nhau tất cả các điện thoại của bạn và quản lý các kết nối giữa chúng trong nội bộ và kết nối với hệ thống điện thoại công cộng. Khi gọi điện thoại ra, tổng đài lựa chọn một dòng có sẵn cho bạn. Khi nhận cuộc gọi, tổng đài phân phối nó cho người sử dụng thích hợp. Nó cũng chứa các thư thoại và quản lý một số tính năng đặc biệt khác. Với một hệ thống PBX điện thoại của bạn được hỗ trợ và hoạt động độc lập của bất kỳ phần cứng khác - mỗi điện thoại, máy fax, máy Franking hoặc PDQ có một dây cáp chạy trực tiếp để trao đổi.

Hệ thống tổng đài điện thoại VoIP

Này là viết tắt của Voice over Internet Protocol (còn gọi là IP-PBX). Hệ thống VoIP hoạt động trên mạng Internet hơn là đường dây điện thoại. Họ sử dụng cùng một mạng trong tổ chức của bạn như là máy tính để kết nối giữa điện thoại khác nhau của bạn được quản lý bằng phần mềm chứ không phải là chuyển mạch vật lý (PBX thực sự hiện đại sử dụng phần mềm quá - nhớ những gì chúng tôi đã nói về sự phân biệt thu hẹp?). Bởi vì bạn đang phụ thuộc vào internet để truyền cuộc gọi của bạn bạn cần một ISP đáng tin cậy để tránh cuộc gọi bỏ học và duy trì chất lượng âm thanh cao.

Hệ thống tổng đài điện thoại doanh nghiệp: Các tính năng và lợi ích

Cho đến nay, vì vậy không đúng lắm. Tại thời điểm này bạn có thể hỏi tại sao bạn nên bận tâm cập nhật hệ thống điện thoại cục mịch của bạn đến một công nghệ mới hơn. Câu trả lời là hệ thống điện thoại kinh doanh hiện đại cung cấp một phạm vi rộng lớn các tính năng tùy chọn - một số trong số họ không thể lên cho đến khi chỉ một vài năm trước đây - đây là một số trong số họ:

  • Giữ âm nhạc - một oldie nhưng goodie, tại sao làm cho người gọi của bạn chờ đợi trong im lặng? Đặc biệt là khi bạn có thể chơi các tin nhắn được ghi lại nói với họ về cung cấp đặc biệt hoặc các sản phẩm mới.
  • Hộp thư thoại - thư thoại cá nhân, hộp thư chia sẻ và nhắn tin thống nhất mà sẽ gửi thư thoại của bạn vào tài khoản email của bạn để nó có thể được truy cập từ một thiết bị di động, tất cả đều có sẵn.
  • Tự động viên - Một hệ thống menu tự động cho phép người gọi để chỉ đạo các cuộc gọi của họ từ một loạt các tùy chọn.
  • Ghi âm cuộc gọi - hữu ích cho nhân viên đào tạo và cho các doanh nghiệp quy định.
  • Chuyển tiếp cuộc gọi tự động - Có cuộc gọi của bạn hướng đến một số khác khi bạn ra khỏi văn phòng.
  • Phân phối tự động gọi - Thiết lập người dùng nhận cuộc gọi của bộ phận, trong nhóm đi săn. Đặt người sử dụng duy nhất trong nhiều nhóm hoặc một mình trên một số quay số trực tiếp duy nhất.
  • Truy cập PA - Thực hiện thông báo trên một hệ thống địa chỉ công cộng từ điện thoại của bạn.
  • Không dây - thiết bị cầm tay DECT cho phép bạn di chuyển xung quanh các trang web trong khi vẫn giữ tất cả các chức năng của một chiếc điện thoại để bàn.
  • Gọi phần mềm quản lý - Theo dõi số lượng các cuộc gọi, thời gian nói chuyện, rớt cuộc gọi, chuyển vv theo nhóm hoặc nhân viên.
  • Tai nghe không dây - Nâng cao nhân viên thoải mái mà không ức chế tầm vận động.
  • IVR - Một giọng nói Responder tương tác cho phép khách hàng truy cập tài khoản, thực hiện thanh toán, các cuộc điều tra đầy đủ hoặc gia các cuộc thi trên một hệ thống tự động.

Lựa chọn nhà cung cấp một hệ thống tổng đài điện thoại doanh nghiệp

Bước đầu tiên trong việc thu thập các báo giá và chọn một hệ thống và nhà cung cấp đang làm việc hiểu chính xác những gì bạn cần. Các số điện thoại trong hệ thống của bạn và các tính năng mà bạn không thể làm mà không có phần lớn sẽ xác định hệ thống, bạn phải lựa chọn. Ngoài ra, nghĩ về tương lai - nếu bạn dự đoán phát triển như một công ty và nhân viên tham gia vào nhiều hơn thì bạn sẽ cần một hệ thống điện thoại có thể phát triển với bạn. Biết còn bao nhiêu đường dây điện thoại kết nối bạn với hệ thống công cộng hoặc có bao nhiêu mạng điểm bạn đã cài đặt sẽ giúp các nhà cung cấp làm việc bao nhiêu họ cần phải làm trong điều khoản cài đặt.

Hãy yêu cầu của bạn với một số nhà cung cấp và có được một vài lựa chọn để xem xét. Điều này sẽ cung cấp cho bạn một ý tưởng tốt về giá đang diễn ra và cho phép bạn so sánh những mặt tích cực và tiêu cực của hệ thống cụ thể.

Rõ ràng là các nhà cung cấp khác nhau sẽ làm việc với các nhà sản xuất khác nhau vì vậy điều này - và chi phí tất nhiên - sẽ giúp xác định những nhà cung cấp bạn sẽ chỉ đi với. Nhưng có những yếu tố khác để xem xét khi so sánh các nhà cung cấp:

  • Cài đặt - sẽ là nhà cung cấp cung cấp một gói cài đặt toàn diện bao gồm cả thử nghiệm của hệ thống và đào tạo?
  • Hỗ trợ - Mức độ hỗ trợ kỹ thuật sẽ được cung cấp? Các nhà cung cấp sẽ đảm bảo các chức năng của hệ thống điện thoại cho một thời gian nhất định sau khi cài đặt? Có một khoản phí để hỗ trợ? Nâng cấp hệ thống sẽ được bao gồm trong giá hoặc sẽ có một khoản phí bổ sung?
  • Bảo trì - Liệu giá bao gồm các dịch vụ và bảo trì thường xuyên?
  • Gọi gói - Liệu các nhà cung cấp hệ thống điện thoại cũng cung cấp các gói gọi? Nếu vậy, họ cạnh tranh và sẽ đưa họ vào như một nhà cung cấp viễn thông giảm giá của hệ thống?
  • Điện thoại di động - Liệu các nhà cung cấp hệ thống điện thoại cũng cung cấp điện thoại di động? Nếu như vậy, làm thế nào để so sánh mức giá của họ với nhà cung cấp hiện tại của bạn? Bạn có thể có được một thỏa thuận tốt hơn bằng cách lăn chúng vào cùng một gói?
  • Uy tín - là nhà cung cấp thành lập? Họ có thể cung cấp lời chứng thực từ khách hàng trước đây? Họ có dung môi?

Theo các hướng dẫn trên đây sẽ giúp bạn tìm thấy một hệ thống điện thoại để đảm bảo thông tin liên lạc rõ ràng đáp ứng, hiệu quả và tinh thể - cả bên trong và bên ngoài. Dành thời gian để tìm thấy những hệ thống phải và nhà cung cấp phải phù hợp với nhu cầu hiện tại và tương lai của bạn sẽ gặt hái cổ tức trong nhiều năm tới. Vì vậy, không có một tai nạn thần kinh; thực hiện các bước để nâng cấp hệ thống viễn thông của bạn ngày hôm nay.

Nguồn: Hệ thống tổng đài điện thoại cho doanh nghiệp

Xem thêm: lắp đặt camera